Yleisimmät virheet tarjouksissa

Mikä tekee tarjouksesta tarjouspyynnön vastaisen?

Jos tarjouksesta puuttuu pakollisena vaadittuja tietoja tai tarjous ei täytä kaikkia asetettuja vähimmäisvaatimuksia, on tarjous tarjouspyynnön vastainen. Tästä syytä tarjoajan tulee tarjousta tehdessään huolehtia, että tarjous sisältää kaikki vaaditut tiedot ja se täyttää kaikki asetetut vähimmäisvaatimukset.

Kuten edellä on todettu, myös omien sopimusehtojen tms. varaumien esittäminen voi johtaa siihen, että tarjous tulkitaan tarjouspyynnön vastaiseksi. Tästä syystä ei kannata lisätä tarjoukseen omia sopimusehtoja tai muita omia dokumentteja, kuten kansilehtiä tai saatekirjeitä. Myös varaumien (esimerkiksi hintavaraumien) esittäminen johtaa usein siihen, että tarjous on tarjouspyynnön vastainen. Nyrkkisääntönä tarjoajan kannalta voidaan pitää sitä, että älä lisää tarjoukseen mitään sellaista, jota tarjouspyynnössä ei ole vaadittu.

Tarjoajan on myös tärkeää ymmärtää, että julkisissa hankinnoissa on lähtökohtana ”tarjouksen lopullisuus”. Tämä tarkoittaa sitä, että tarjous siihen kuuluvine tietoineen lähetetään hankintayksikölle määräaikaan mennessä eikä tarjousta enää täydennetä sen jälkeen. Siksi tarjoajan on kerralla valmisteltava tarjous huolellisesti.

Milloin hankintayksikön on pakko hylätä tarjous?

Hankintayksiköllä on hankintalain mukaan velvollisuus sulkea tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö ei siten voi hyväksyä esimerkiksi tarjousta, joka ei täytä asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Sama pätee soveltuvuusvaatimuksiin: jos tarjoaja ei täytä hankintayksikön asettamaa soveltuvuusvaatimusta, on tarjoaja suljettava pois tarjouskilpailusta.

Jos tarjouksesta puuttuu pakollisena vaadittuja tietoja, on hankintayksikön myös tällöin pakko hylätä tarjous. Hankintayksikön on kohdeltava tarjoajia tasapuolisesti, mikä edellyttää, ettei hankintayksikkö saa pyytää tarjoajaa jälkikäteen enää toimittamaan pakollisena vaadittuja tietoja.

Kuten aiemmin todettiin, hankintayksikön on myös pakko hylätä tarjous, jos se saapuu myöhässä. Tämän takia tarjouksen laatimiselle on varattava riittävästi aikaa.

Milloin hankintayksikkö saa pyytää täsmennystä?

Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa, jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat.

Hankintayksikkö voi pyytää täsmennystä, jos kyseessä on epäolennainen puute, ristiriita tai virhe. Hankintayksiköllä on siten oikeus pyytää tarjoajaa täsmentämään esimerkiksi tarjouksessa olevia epäolennaisia ristiriitaisia tietoja tai kirjoitusvirheitä. Myös puuttuva liite voidaan pyytää toimittamaan, jos liitettä ei käytetä tarjousten vertailussa tai sillä ei ole olennaista merkitystä.

Tarjoajan on olennaista käsittää, että hankintayksikön täsmentämismahdollisuus koskee vain pienimuotoisia virheitä ja ristiriitoja. Sallittua ei ole pyytää tarjoajalta kokonaan esimerkiksi kokonaan uutta tarjousta. Lisäksi on tärkeää ymmärtää, että kyseessä on hankintayksikön oikeus. Hankintayksiköllä ei siis ole velvollisuutta antaa tarjoajille oikeutta täsmentää tai täydentää tarjouksia eikä tarjoajalla olisi oikeutta vaatia lisäaikaa ja mahdollisuutta tarjouksen loppuunsaattamiseksi hankinta-asiakirjojen vaatimalle tasolle.

Jos tarjousten täsmentämisen tarve johtuu kuitenkin hankintayksikön vastuulla olevan asiakirjan, kuten tarjouspyynnön, virheestä taikka tulkinnanvaraisuudesta, hankintayksikön tulee pääsääntöisesti korjata taikka selventää tarjouspyyntöä ja ilmoittaa tästä tarjoajille.

Tarjoajan kannattaa reagoida viipymättä mahdolliseen tarjouksen täsmennyspyyntöön. Vastauksena täsmennyspyyntöön kannattaa ilmoittaa vain ne asiat, joista hankintayksikkö pyytää täsmennystä. Vastauksena täsmennyspyyntöön ei tule ilmoittaa uusia tarjoustietoja (kuten uusia hintatietoja), sillä tällöin kyseessä voi olla tarjouksen jälkikäteinen parantaminen, mikä on kiellettyä.

Hankintayksikön tulee noudattaa täsmennyspyyntöjen lähettämisessä hankintalain periaatteita. Hankintayksikön tulee siis sallia täsmentäminen kaikille samassa asemassa oleville tarjoajille.

Tasapuolisuus ja syrjimättömyys tarjousten käsittelyssä

Hankintayksikön on toimittava tasapuolisesti ja syrjimättömästi tarjousten käsittelyssä. Kaikkia tarjouksia on siis arvioitava objektiivisesti riippumatta siitä, kenen yritys on lähettänyt tarjouksen.

Hankintayksikön on myös pidettävä kiinni asettamistaan vaatimuksista ja vertailuperusteista. Hankintayksikkö ei saa tarjousten jättämisen jälkeen lisätä tai poistaa hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia. Myöskään uusia vertailuperusteita ei saa lisätä tai jättää ilmoitettuja vertailuperusteita soveltamatta.