Usein kysytyt kysymykset
Tutustu usein kysyttyihin kysymyksiin hankinta-asioista!
-
Mitä ovat hankintalain periaatteet?
Julkisia hankintoja koskeva yleiset velvoittavat periaatteet ovat tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus sekä suhteellisuus. Periaatteet ohjaavat julkisia hankintoja sekä luovat puitteet hankintamenettelyille.
-
Tarjoaja ilmoitti, ettei saanut lähetettyä tarjousta ennen tarjousajan päättymistä, sillä tarjoajan tarjouksesta vastaava henkilö oli sairastunut/estynyt, saako tarjouksen ottaa vastaan tällaisessa tapauksessa?
Hankintaperiaatteet eli avoimuus, tarjoajien syrjimätön kohtelu ja suhteellisuusperiaate edellyttävät, että kaikille tarjoajille asetetaan samat vaatimukset koskien tarjouksen tekemistä. Siten hankintayksikkö ei voi yhden tarjoajan kodalla muuttaa asettamiaan vaatimuksiaan. Tämä koskee esimerkiksi tarjouksen jättöpäivää eli tällaisessa tapauksessa myöhään tullutta tarjousta ei tule hyväksyä, jos se on saapunut tarjouksen jättöpäivän jälkeen.
-
Tarjoaja ilmoittaa, että on unohtanut laittamatta liitteen tarjoukseensa, saako hankintayksikkö ottaa vastaan liitteen?
Tarjoaja vastaa tarjouksensa tarjouspyynnönmukaisuudesta. Mikäli tarjouspyynnössä on esitetty pakolliseksi vaatimukseksi liitteen toimittaminen tarjouksen mukana, ei tällaista myöhään saapunutta liitettä voi ottaa enää vastaan tarjousajan päätyttyä. Mikäli tarjousaikaa on jäljellä, voi tarjoaja lähettää muokkaamansa tarjouksen liitteineen tarjousajan sisällä.
Jos tarjoaja haluaa saada tarjouksensa mukaan valinnaisen liitteen, joka on unohtunut tarjouksesta, samalla lailla hankintayksikkö voi vastaanottaa sen tarjousajan sisällä. Mikäli tarjousaika on päättynyt, tulee harkita, voiko tarjoajalta pyytää lisäselvitystä, johon vastatessaan tarjoaja antaa liitteen osaksi tarjoustaan. Tällaiset tilanteet täytyy kuitenkin hoitaa syrjimättä muita tarjoajia, esimerkiksi pyytämällä kaikilta tarjoajilta vastaavan liitteen toimittamista.
-
Saako hankintayksikkö vaatia, että tarjoaja on paikallinen yritys?
Hankintayksikön on toimittava hankinnoissa tasapuolisesti tarjoajia kohtaan. Tasapuolisen kohtelun vastaista olisi edellyttää, että tarjoajan on oltava paikallinen toimija. Tämä nimittäin asettaisi paikalliset toimijat etulyöntiasemaan muihin tarjoajiin nähden. Siksi hankintayksikkö ei saa vaatia, että tarjoajan olisi oltava paikallinen toimija. Markkinaoikeus on myös todennut oikeuskäytännössään, että vertailuperusteiden syrjimättömyyttä koskeva vaatimus edellyttää lähtökohtaisesti sitä, ettei tarjousten vertailussa tulisi antaa merkitystä alueellisille tekijöille ilman erityistä hankinnan kohteeseen liittyvää syytä (ks. MAO:149-151/13).
Hankintayksikkö voi yrittää herättää paikallisten yritysten kiinnostuksen tarjota kilpailutuksessa jakamalla hankinnan osiin niin, että jokaiseen hankinnan osaan eri valitaan eri toimittaja.
-
Saanko vaatia, että tuote on tietyn merkkinen?
Hankintalain mukaan hankinnan kohteen kuvauksen on mahdollistettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun. Hankinnan kohteen kuvaukset tai vaatimukset eivät saa perusteettomasti rajoittaa kilpailua julkisissa hankinnoissa.
Tietyn merkkistä esimerkiksi tavaraa ei tule vaatia hankinnan kohteelta. Hankinnan kuvauksen lähtökohtana on, että kohde määritellään kuvaamalla se ilman viittauksia tuotemerkkiin. Tuotemerkkiin viittaaminen on ainoastaan poikkeuksellisesti sallittua, jos hankinnan kuvaaminen ei ole ilman tuotemerkkiin viittaamista mahdollista. Näin ei kuitenkaan usein ole, jos hankintaan ”tavanomaisia” laitteita tai palveluita.
-
Miten saan ottaa yhteyttä tarjoajiin kilpailutuksen aikana tai ennen kilpailutusta?
Kilpailutuksen aikana tulee muistaa sekä avoimuus että tarjoajien syrjimättömyys.
Hankintayksikön ei tule antaa toiselle tarjoajalle sellaista tietoa kilpailutuksen aikana, joka edesauttaisi tarjoajan asemaa kilpailutuksessa. Keskusteluun tarjoajien kanssa tarjoaa hyvän mahdollisuuden kysymykset ja vastaukset -vaihe kilpailutuksessa, jonka avulla tarjoajat voivat esittää huomioitaan hankintayksikölle ja hankintayksikkö voi näihin antaa vastauksen yhteisesti kaikille tarjoajille.
Ennen kilpailutusta hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti laajemmat mahdollisuudet keskustella potentiaalisten tarjoajien kanssa, tällöin voidaan esimerkiksi pitää tilaisuuksia ja tehdä markkinakartoitusta hankinnan kohteesta. Markkinakartoitustaan ei saa kuitenkaan johtaa syrjimättömän kohtelun vaarantumiseen myöhemmässä hankintamenettelyssä.
-
Saanko ostaa muitakin tuotteita kuin kilpailutettuja tuotteita hankintasopimukseen perustuen?
Kilpailutuksessa käytetyt hankinta-asiakirjat määrittelevät, mitä hankintayksikkö ostaa ja mitä se voi hankintasopimukseen perustuen ostaa. Optiot eli ’’lisätilaukset’’ voivat sisältyä kilpailutettuun hankintasopimukseen. Tällöin hankintayksikkö voi sopimuskaudella päättää ottaa käyttöön esimerkiksi option sisältämät tavaratilaukset.
Mikäli hankittavaa tavaraa tai palvelua ei ole määritelty kilpailutuksen hankinta-asiakirjoissa, ei hankintayksikkö voi lähtökohtaisesti ostaa tällaista tavaraa tai palvelua sopimuskauden aikana sopimuskumppanilta.
-
Onko markkinakartoitus pakko tehdä? Onko siitä hyötyä?
Markkinakartoitusta ei ole pakko tehdä, mutta sen tekeminen voi olla hyödyllistä tulevan hankinnan onnistumisen suhteen. Markkinakartoitus tukee myös hankintojen avoimuutta ja tarjoajat saavat näin tietoa tulevasta hankinnasta.
-
Mitä ovat JYSE-sopimusehdot ja mihin niitä tarvitaan?
Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE-ehdot) ovat valtiovarainministeriön ylläpitämiä sopimusehtoja. Ehdoissa on otettu huomioon hankintalain sopimuksille asettamat vaatimukset siinä määrin kuin se yleisissä ehdoissa on mahdollista. Sopimusehdot jakautuvat kahteen kategoriaan: tavaroihin ja palveluihin. Ehtojen käyttäminen täydentävinä sopimusehtona on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa.
-
Hankintapäätöksessä on laskuvirhe, saanko korjata tämän?
Kyllä. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi poistaa tekemänsä hankintapäätöksen ja ratkaista asian uudelleen omasta aloitteestaan, jos päätös perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.
-
Onko hankinnan keskeyttäminen mahdollista?
Kyllä, hankintamenettely voidaan keskeyttää, mutta vain todellisesta ja perustellusta syystä. Oikeuskäytännössä perusteltuna syynä hankinnan keskeyttämiselle on katsottu esimerkiksi se, että tarjouskilpailussa on saatu vain yksi tarjous.
-
Mikä on kynnysarvo? Mihin sitä tarvitaan?
Kynnysarvoilla tarkoitetaan laissa ja hankintadirektiivissä asetettuja euromääräisiä arvoja, joiden ylittävät hankinnat tule kilpailuttaa hankintalain ja -direktiivin mukaisesti. Kynnysarvoja on siksi kahdenlaisia: kansallisia ja EU-kynnysarvoja. Kynnysarvolla vaikuttaa mm. siihen, miten laajasti hankinnasta tulee ilmoittaa, mikä on hankintailmoituksen sisältö ja kilpailutusprosessiin.
Päivitetyt tiedot kynnysarvoista löytyvät HILMAsta
-
Mikä on suositeltu aika tarjouksen jättämiselle?
EU-hankinnoissa on säädetty tarkat määräajat sille, kuinka kauan tarjoajilla on oltava aikaa tarjouksen jättämiselle. Nämä määräajat on tarkastettavissa HILMA:sta (ks. https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/ilmoitusmenettely/).
Kansallisissa hankinnoissa ei ole säädetty tarjouksen jättämisen määräajasta, mutta määräajan tulee olla kohtuullinen tarjoajien kannalta ja hankinnan kohdetta ajatellen. Kansallisessa hankinnassa ei voida määritellä tiettyä yhtä ja oikeaa vähimmäismääräaikaa, mutta lähtökohtaisesti tarjoajilla olisi hyvä olla useampi viikko aikaa tarjousten jättämiseen.
Pienhankinnoissa tulee noudattaa oman organisaation ohjeita. Hyvä ohjenuora on se, että määräajan tulee olla kohtuullinen tarjoajien kannalta ja hankinnan kohdetta ajatellen. Tämä voi tietyissä pienhankinnoissa tarkoittaa myös hyvin nopeaa aikataulua.
-
Mitä eroa on tarjoajan soveltuvuudella, hankinnan kohteen ehdottomilla vaatimuksilla ja vertailuperusteilla?
Hankintayksikön pitää aina muistaa, mitä tarkoitetaan tarjoajan soveltuvuudella, hankinnan kohteen ehdottomilla vaatimuksilla ja vertailuperusteilla.
Tarjoajan soveltuvuusvaatimuksilla tarkoitetaan tarjoajayrityksille asettavia vaatimuksia, joilla pyritään varmistamaan, että tarjoajayritys on kelpoinen toteuttamaan hankinnan. Soveltuvuusvaatimukset voivat koskeva esimerkiksi liikevaihdon määrää tai yrityksen referenssejä. Tarjoajayrityksen on täytettävä kaikki asetetut soveltuvuusvaatimukset. Jos tarjoaja ei täytä kaikkia soveltuvuusvaatimuksia, se on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Hankinnan kohdetta koskevat ehdottomat vaatimukset tarkoittavat puolestaan nimenomaan hankittavaa kohdetta (esimerkiksi tuotetta tai palvelua) koskevia vaatimuksia. Niiden avulla määritellään se vähimmäistaso, jota tarjoajan on tarjottava. Jos yksikin vähimmäisvaatimus jää täyttymättä, on tarjous suljettava pois tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana.
Tarjousten vertailuperusteilla taas mitataan, mikä tarjouksista on paras. Vertailuperusteet pisteyttämällä asetetaan toisin sanoen tarjouksen paremmuusjärjestykseen.
-
Mikä on suositeltu hinnan ja laadun painoarvo?
Hankintayksiköllä on oikeus määritellä tarpeidensa mukaisesti hinnan ja laadun painoarvot julkisessa hankinnassa. Painoarvon määrittäminen ohjaa käytännössä sitä, kumpi tekijä (hinta vai laatu) on ratkaisevampi tarjouskilpailun voittamisen kannalta. Koska jokainen hankinta on erilainen, on mahdotonta määritellä tai suositella jotain tiettyä hinnan ja laadun painoarvoa. Hankintayksikön tulisi kuitenkin aina miettiä hinnan ja laadun painoarvoa omien tarpeidensa näkökulmasta.
-
Mitä hankinnan ennakoidun arvon laskeminen tarkoittaa käytännössä? Entä hankintojen pilkkomiskielto?
Hankintalain mukaan hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Jos hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina, kaikkien vastaavien osien ennakoitu kokonaisarvo on otettava huomioon hankintasopimuksen ennakoitua arvoa laskettaessa. Jos osien yhteenlaskettu arvo ylittää kansallisen kynnysarvon tai EU-kynnysarvon, jokaisen osan hankinnassa on noudatettava kyseisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia säännöksiä.
Hankintaa ei saa pilkkoa eli jakaa eriin, osittaa tai laskea hankinnan arvoa poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten välttämiseksi. Tätä periaatetta kutsutaan pilkkomiskielloksi. Kuitenkin tulee huomioida, että hankintalain 31 §:n mukainen pilkkomiskielto ei estä hankinnan jakamista osiin, jos menettely ei johda hankintasäännösten kiertämiseen.
-
Miten tulee toimia, jos tarjoushinta vaikuttaa poikkeuksellisen halvalta?
Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Pyyntö ja selvitys voivat koskea erityisesti esimerkiksi valmistusmenetelmää, palvelun suorittamisen tai rakennusmenetelmän taloudellisia ja teknisiä ratkaisuja tai hankinnan poikkeuksellisen edullisia ehtoja.
Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.
Ks. tarkemmin hankintalain 96 §.
Hankintalain 96 § koskee EU-hankintoja, mutta oikeuskäytännössä on vahvistettu, että hankintayksiköllä on kansallisessa hankinnassa oikeus pyytää selvitystä poikkeuksellisen alhaisen tarjoushinnan perusteista ja tarvittaessa poissulkea tarjous (ks. esimerkiksi MAO:38/19).
-
Hankintapäätöksen mukana lähti väärä oikaisuvaatimusohje tai se unohtui kokonaan, miten tulee toimia?
Hankintalain 127 §:n mukaan hankintayksikön tekemä päätös perusteluineen sekä valitusosoitus ja oikaisuohje on annettava tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee. Näin ollen hankintapäätöksen liitteenä tulee olla ohjeet hankintaoikaisun tekemisestä sekä muutoksenhausta markkinaoikeuteen. Jos nämä ohjeet puuttuvat kokonaan tai ovat väärät, niin oikeat tai kokonaan puuttuneet ohjeet tulisi lähettää tarjoajille mahdollisimman pian. Oikeuskäytännössä (ks. esim. MAO:76/16) on katsottu, ettei valitusaika lähde kulumaan, jos hankintapäätöksessä ei ole ollut lainkaan mukana valitusosoitusta.