Tarjousten tarkastaminen ja vertailu – miten prosessi käytännössä etenee?

Kun tarjoukset ovat saapuneet, hankintayksikön tulee toteuttaa tarjousten tarkastaminen seuraavasti:

1. Täyttääkö tarjoaja sille asetetut soveltuvuusvaatimukset?
2. Täyttääkö tarjoajan tarjous tarjouspyynnölle asetetut vaatimukset?

Mikäli tarjoaja ja sen jättämä tarjous täyttävät kohdan 1 ja 2 mukaiset vaatimukset, tarjoajan tarjous pääsee tarjousten vertailuun. Muussa tapauksessa tarjoaja tai tarjous poissuljetaan tarjouskilpailusta.

Tarjousten vertailu tulee suorittaa siten, kuin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on etukäteen ilmoitettu. Vertailu tulee tehdä tarjouksesta ilmenevien tietojen perusteella. Hankintayksikkö ei siten saa ottaa vertailussa huomioon sellaisia seikkoja, jotka eivät käy ilmi tarjouksesta.

Lisäksi tarjousten vertailu tulee toteuttaa kaikin puolin objektiivisesti. Hankintayksikkö ei siis saa mielivaltaisesti suosia tai syrjiä tarjoajaa. Tämä täytyy muistaa erityisesti sellaisissa vertailuperusteissa, jotka pisteytetään subjektiivisen kokemuksen (esimerkiksi tuotteiden käyttömukavuuden) perusteella. Subjektiivisen käyttökokemuksen mukainen pisteytys tulee aina perustella hankintapäätöksessä tarjoajakohtaisesti. Perusteluiden tulee olla riittävän tarkkoja, jotta tarjoajat voivat arvioida omaa sijoittumistaan tarjouskilpailussa.

Osana vertailua hankintayksikkö laatii tarjousten vertailutaulukon, joka liitetään osaksi hankintapäätöstä. Hankintayksikön tulee muistaa huomioida tarjoajien liikesalaisuudet vertailutaulukkoa laatiessaan. Tällöin hankintayksikkö jättää vertailutaulukkoon ainoastaan tiedot, joita on käytetty tarjousten vertailussa.