Tarjouspyynnön sisältö

Soveltuvuusvaatimukset – mitä voidaan vaatia tarjoajalta?

Soveltuvuusvaatimusten avulla hankintayksikkö voi varmistua siitä, että valittu tarjoaja on kykenevä toteuttamaan hankinnan. Lisäksi soveltuvuusvaatimukset tulee suhteuttaa hankinnan laajuuteen, käyttötarkoitukseen ja luonteeseen. Soveltuvuusvaatimuksia laadittaessa on hyvä muistaa, että soveltuvuusvaatimukset kohdistuvat tarjoajaan, eikä niinkään hankinnan kohteeseen. Soveltuvuusvaatimuksissa voidaan vaatia muun muassa seuraavia asioita:

Hankinnan vähimmäisvaatimukset – mitä saa edellyttää ja mitä ei?

Hankinnan kohdetta koskevilla vähimmäisvaatimuksilla tarkoitetaan tuotteelta tai palvelulta vaadittuja ominaisuuksia, joiden on oltava tarjotussa kokonaisuudessa. Hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset ovat siten yhteydessä hankintayksikön tekemään hankinnan kohteen määrittelyyn. Jotta tarjoajan tarjous voidaan ottaa mukaan tarjousvertailuun, tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Mikäli tarjoajan tarjoama tuote tai palvelu ei täytä hankinnan kohteelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia, tarjous hylätään.

Hankintayksikön tulee huomioida vähimmäisvaatimuksia asettaessaan hankintalaista ilmenevät julkisissa hankinnoissa noudatettavat periaatteet. Niiden mukaisesti hankinnan kohdetta koskevien vähimmäisvaatimusten tulee olla laadittu siten, että ne ovat tasapuolisia ja syrjimättömiä. Hankintayksikön tulee myös toteuttaa kilpailutus niin, että asetetut määritelmät mahdollistavat tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun, eivätkä rajaa kilpailua perusteettomasti.

Esimerkiksi kannettavia tietokoneita koskevat vähimmäisvaatimukset voisivat olla seuraavanlaisia:

1. Tietokoneen näytön koko tulee olla vähintään 15,6”
2. Tietokoneen tulee painaa alle 2 kg
3. Tietokoneessa tulee olla vähintään kaksi (2) USB-porttia
4. Tietokoneessa tulee olla vähintään yksi (1) HDMI-portti
5. Hankinnan kohteena olevat tietokoneet (20 kpl) tulee toimittaa toimitusehdon mukaisesti 31.12.2018 mennessä

Hankinnan kohdetta ei saa kuvata tiettyyn tuotemerkkiin viitaten. Hankintayksikkö ei siis esimerkiksi vaatia, että hankittava tietokone pitäisi olla jotain tiettyä tuotemerkkiä. Tuotemerkkiin viittaaminen on poikkeuksellisesti mahdollista vain silloin, kun hankinnan kohdetta ei ole ilman tuotemerkkiin viittaamista riittävän tarkasti kuvattavissa.

Koulupöytien hankinta -case

Kun yksiköt miettivät tarpeita, he määrittelevät ne helposti brändien kautta. Hankintatoimen on kuitenkin nähtävä tarve merkkiä objektiivisemmin: mikä tekee tästä tuotteesta erilaisen kuin muut vastaavat tuotteet? Halutaanko tiettyä merkkiä sen mainonnan vai tuotteen ylivoimaisten ominaisuuksien vuoksi? Ovatko nämä ominaisuudet sellaisia, joista olemme valmiita maksamaan lisää, vai haluammeko vastaavan käyttötarpeen täyttävän tuotteen? Joskus toimittajatkin ohjaavat julkisia toimijoita ostamaan tiukemmin kriteerein määriteltyä tai tarpeettoman korkealaatuisia tuotteita/palveluita, jotka karsivat kilpailua ja korottavat hintaa. Yhtä paljon kuin halpa ei ole aina sopiva niin kalleinkaan ei aina ole paras.

Niinkin yksinkertainen asia kuin pöydän ostaminen voi mennä pieleen, jos kriteereissä määritellään vain levyn koko ja jalkojen korkeus. Vaikka meidän silmissämme siintäisi kuvastossa nähty tuote, jonka mitat kriteereissä esitimme, niin toimittajan varastossa saattaa olla vastaavat kriteerit täyttävä puna-vihreä sienen mallinen pöytä, joka tulee koota palapelinä. Mikäli haluamme säädettävän pöydän, meidän tulee määritellä se väli, jolla säätely tapahtuu.

• Kriteeriksi muutettuna voimme pyytää:

o ”Pöytää voi automaattisesti säädellä 70 cm – 150 cm korkeudella.” Kyllä / Ei

o Mikäli teemme ”kyllä” vaihtoehdosta pakottavan kriteerin, muunlaista pöytää ei voida edes tarjota.

o ”Pöytä on sellainen, että sitä voi automaattisesti säätää 70 cm ja 150 cm korkeuden välillä”

• Parempi tapa on pyytää toimittajaa ilmoittamaan korkeuden säätelyväli:

o Pöydän säätelykorkeus on ___ cm – ___ cm.” niin että määrittelemme minimivaihteluväliksi 70-150 cm niin saamme tietoomme pöydän todellisen toimivuuden, muttemme hyväksy mitään määrittelyämme heikompaa vaihtoehtoa.

Tässä vaiheessa meillä on sopivan korkuinen pöytä. Vastaava määrittely kannattaa tehdä jalkojen määrälle, pöytälevyn koolle/värille/mallille, pöydän materiaalille ja korkeudensäätömekanismille. Näidenkin jälkeen on mahdollista, että pöytä on tullessaan vain paketillinen puuta. Hankintayksikön tulee myös määritellä mm. toimitusaika, toimituspaikka, takuu, huoltoehdot ja kokoaminen. Esimerkiksi ”Tuotteen hinnan tulee sisältää kaikki toimitukseen liittyvät kustannukset. Tuote katsotaan toimitetuksi, kun se on koottuna tilaajan osoittamassa huoneessa ja pakkausjätteet on viety pois. Toimittaja vastaa tuotteen rahtaamisesta, kokoamisesta ja kokoamiseen liittyvien jälkien siivoamisesta.”

Opittua:
• Mieti, miten tarjouspyynnön kriteerit voitaisiin ymmärtää mahdollisimman väärin. Muotoile nämä kriteerit uusiksi

Tarjouksen valintaperuste – voinko vertailla muutakin kuin halvinta hintaa?

Hankintayksikön tulee valita kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla jokin seuraavista vaihtoehdoista:

Halvin hinta
Mikäli hankintayksikkö käyttää halvinta hintaa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena, hankintayksikön tulee perustella kyseisen valintaperusteen käyttö hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä taikka hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa.

Kustannuksiltaan edullisin
Kustannuksiltaan edullisimmalla tarkoitetaan sitä, että tarjous on edullisin myös muilta kustannuksiltaan kuin vain hankintahinnaltaan. Kustannuksiltaan edullisin -valintaperuste ottaa huomioon hankinnan elinkaarikustannukset.

Hinta-laatusuhteeltaan paras
Hankintayksikkö asettaa hinta-laatusuhteeltaan paras -valintaperusteessa hintaperusteisen pisteytyksen lisäksi laatuperusteita. Näitä hankintayksikkö voi vielä painottaa erisuuruisiksi eli esimerkiksi hinnan maksimipistemääräksi voidaan valita 30 pistettä ja laadun maksimipistemääräksi voidaan valita 70 pistettä.

Hankintayksiköllä on oikeus päättää, mitä valintaperustetta se käyttää kulloisessakin hankinnassaan.

Laadun vertailu

Hinta-laatusuhteeltaan paras -valintaperuste koostuu hinnasta arvioinnin lisäksi laadun arvioinnista. Hankintayksikkö voi asettaa muun muassa seuraavia laatuun liittyviä vertailuperusteita:

• Laadulliset näkökohdat
• Yhteiskunnalliset näkökohdat
• Ympäristö- tai sosiaaliset näkökohdat
• Innovatiiviset ominaisuudet

Vertailuperusteet eroavat hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksista siinä, että niillä mitataan, mikä saaduista tarjouksista on paras. Vertailuperusteiden täyttyminen ei ole ehdotonta, toisin kuin vähimmäisvaatimusten täyttyminen.

Vertailuperusteita ei ole lueteltu tyhjentävästi hankintalaissa, vaan hankintayksiköllä on harkintavaltaa niiden asettamisessa. Vertailuperusteiden on kuitenkin liityttävä hankinnan kohteeseen ja niiden on oltava tasapuolisia ja syrjimättömiä. Siksi ei ole sallittua asettaa sellaisia vertailuperusteita, joilla pyrittäisiin esimerkiksi suosimaan tiettyä tarjoajaa.

Lisäksi vertailuperusteiden tulee olla selkeästi ymmärrettävissä. Tarjoajille ei saa jäädä tarjouspyyntöaineiston perusteella epäselvyyksiä siitä, mitä hankintayksikkö tarkoittaa asettamillaan vertailuperusteilla. Vertailuperusteena ei voida esimerkiksi käyttää pelkkää ”laatua”, vaan hankintayksikön on selostettava tarkemmin, mitä laatu tarkoittaa ko. hankinnassa ja mitä tekijöitä sen osalta tullaan ottamaan huomioon. Eräs tavanomainen tapa on ottaa tarjousten vertailussa huomioon vähimmäisvaatimukset ylittävä tuotteiden laatu.

Esimerkiksi kannettavien tietokoneiden laatua koskevat pisteet voisivat koskea seuraavia ominaisuuksia:

• Tietokoneessa on RAM-muistia 10 GB tai enemmän -> tarjoaja saa 5 pistettä. Vähimmäisvaatimuksena RAM-muistilla on vähintään 8 GB.
• Tietokoneessa on 3 USB-porttia -> tarjoaja saa 2 pistettä. Tietokoneessa on 4 USB-porttia -> tarjoaja saa 4 pistettä. Tietokoneessa on enemmän kuin 4 USB-porttia -> tarjoaja saa 8 pistettä.
• Ilmoita tietokoneen paino (kg). Pienin ilmoitettu paino saa 10 pistettä. Tarjoajan ilmoittama paino saa pistemäärän seuraavalla kaavalla: pienin ilmoitettu arvo / tarjoajan ilmoittama arvo * 10.

Sopimusluonnos mukaan tarjouspyyntöön!

Hankintasopimus on yksi tärkeimmistä asiakirjoista tuloksellisessa hankinnassa. Hankintasopimus luo reunaehdot sopimuskauden aikaiselle toiminnalle. Hankintasopimuksessa tulee olla käytynä läpi ainakin seuraavat asiat:

Hankintasopimusluonnos tulisi aina olla osana tarjouspyynnön liitteitä, koska se sisältää usein tietoa, joka vaikuttaa tarjousten hintatasoon. Tarjouspyynnössä on aina hyvä vaatia osana vähimmäisvaatimuksia, että tarjoajat hyväksyvät sopimusluonnoksessa esitetyt ehdot.  Lisäksi hankintayksikön on järkevä käyttää hankinnassa myös ns. yleisiä sopimusehtoja (esim. JYSE 2014 -ehdot) ja vaatia tarjoaja hyväksymään myös yleisten sopimusehtojen soveltaminen.

Hankintayksikön muistilista tarjouspyynnön laadinnassa:

1. Varaa riittävästi aikaa.
2. Muista hankintamenettelyn vaiheittaisuus: tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset on eroteltava selkeästi tuotteiden vähimmäisvaatimuksista ja tarjousten vertailuperusteista.
3. Noudata suhteellisuuden, tasapuolisuuden, syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteita. Älä esimerkiksi ylimitoita soveltuvuusvaatimuksia tai suosi tiettyä tarjoajaa vertailuperusteilla.
4. Pidä mielessä hankinnan laatu ja käyttäjien näkökulma. Halvin hinta ei välttämättä tarkoita parasta tuotetta. Muista määritellä tarpeita vastaavat vähimmäisvaatimukset ja laadun vertailuperusteet.
5. Viittaa hankintailmoituksessa tarjouspyyntöön, älä kopioi tarjouspyynnön tekstiä: näin vältät ristiriidat hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön välillä.