Miten PK-yritykset huomioidaan käytännössä kilpailutuksessa?
Laajat hankintakokonaisuudet voivat pahimmillaan estää todellisen kilpailun syntymisen. Tästä syystä hankintayksikön tulisi aina miettiä tapauskohtaisesti, millainen hankintakokonaisuus olisi tarkoituksenmukaisin. Lisäksi laajat hankintakokonaisuudet on usein koettu hankaliksi pienten ja keskisuurten yritysten näkökulmasta.
Hankintalain mukaan hankintayksikön on pyrittävä järjestämään hankintansa siten, että pienet ja keskisuuret yritykset sekä muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti osallistumaan tarjouskilpailuihin yhdessä suurempien yritysten ja yhteisöjen kanssa. Hankintayksikkö pystyy hankintakokonaisuuksien laajuudella vaikuttamaan suuresti alueen elinvoimaisuuteen. Hankintayksikön tulisikin pyrkiä suunnittelemaan hankintansa siten, että se huomioi alueella toimivien pienten ja keskisuurten yritysten osallistumismahdollisuudet. Käytännössä tähän tavoitteeseen päästään seuraavilla toimenpiteillä:
- Hankintakokonaisuuksista luodaan pienempiä eli hankinta jaetaan osiin. Tällöin tarjoajat voivat jättää osakohtaisia tarjouksia, eikä heiltä vaadita koko hankinnan kohteen toteuttamista.
- Tarjouspyynnön rakenne on yksinkertainen ja hankinnan kohde on määritelty selkeästi. Lisäksi tarjouspyynnössä käytettävä kieli on selkeää ja tarvittaessa selkiytetään käytettäviä termejä. Tarjouspyynnössä tulisi kertoa myös selkeästi, kuinka tarjousten pisteytys toteutetaan käytännössä
- Tarjouspyyntöön on hyvä liittää ohjeita sähköisen kilpailutusjärjestelmän toiminnasta sekä EU-kynnysarvot ylittävään hankintailmoitukseen ohje yleisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ESPD) täyttämisestä
- Tarjousten jätölle sekä tarjouskilpailua koskevien kysymysten jätölle tulisi varata riittävän pitkät määräajat, jotta tarjoajat ehtivät tutustumaan kunnolla tarjouspyyntömateriaaliin
- Laatimalla hankintapäätös ja vertailutaulukko selkeäksi