Hankintaohjeet ja hankintojen resursointi
Hankintastrategia asettaa hankintatoimelle suuntaviivat ja tavoitteet. Laadukkaan hankintastrategian lisäksi jokaisella hankintatoimella tulee olla käytössä riittävät ohjeet hankintojen kilpailuttamiseen.
Hankintaohjeiden tarkoitus on toimia jokapäiväisenä apuvälineenä hankintatoimen henkilöstölle hankintoja kilpailutettaessa. Hyvin laadittujen hankintaohjeiden perusteella hankintatoimen henkilöstö voi ratkoja kilpailutusta koskevia kysymyksiä ja käytännön ongelmia siten, että hankinnat toteutetaan hankintalain mukaisesti. Hankintastrategia asettaa tavoitteet ja suuntaviivat hankintojen kilpailuttamiselle; hankintaohjeet sen sijaan kertovat konkreettisemmin, millä ratkaisuilla näihin tavoitteisiin päästään hankintalain mukaisesti.
Hankintatoimelle tulisi olla kahdenlaiset hankintaohjeet käytettävissään: ohjeet hankintalain mukaisesti kilpailutettaviin hankintoihin sekä ohjeet pienhankintoihin. Vaikka pienhankintojen rahallinen arvo voi olla vähäinen suhteessa hankintalain mukaisesti kilpailutettaviin hankintoihin, on näiden ohjeiden laatiminen silti merkityksellistä. Kuten aiemmin todettu, pienhankintaohjeet ovat erityisen tärkeitä PK-yritysten kannalta.
Alla on kuvattu ”kahden hankintaohjeen toimintamalli”, joka on käytössä Kittilässä ja Sodankylässä.
Laadukkaiden hankintaohjeiden saatavuus on erittäin tärkeää huomioiden tyypilliset hankintatoimen resurssit. Nykyisellään julkisia hankintoja kilpailutetaan monissa hankintayksiköissä pienillä resursseilla, kiireisellä aikataululla ja muiden töiden ohessa. Tästäkin näkökulmasta on erittäin tärkeää, että hankintatoimen henkilöstöllä on sopiva ohjeistus apuna jokapäiväisessä työssä.
Hankintatoimen riittävä resursointi on muutenkin edellytys onnistuneille hankinnoille. Kilpailutus – myös pienhankinnan kilpailutus – on vaativa prosessi, joka edellyttää osaamista ja aikaa. Niukoilla resursseilla ja kiireisellä aikataululla läpiviety prosessi näkyy usein hankinnan lopputuloksessa, joka ei välttämättä vastaa hankintayksikön toiveita ja tarpeita. Kiireiset aikataulut lisäävät virheiden riskejä ja pahimmassa tapauksessa virheitä joudutaan ratkomaan markkinaoikeudessa. Siksi jokaisessa hankintatoimessa tulisi olla lähtökohtana, että kilpailutuksen toteuttajalla on kohtuulliset aikataulut ja riittävä tuki kilpailutuksen läpiviemiseen.
Kuntapäättäjien on hyvä myös tiedostaa, että vaativimpien hankintojen toteuttamiseen on haettavissa erilaisia rahoitusmalleja. Rahoituksen saaminen voi olla elinehto esimerkiksi innovatiivisen hankinnan toteuttamiseen, johon kunnan omat voimavarat eivät välttämättä yksin riitä. Rahoitusta tarjoavat mm. Business Finland Oy ja Kuntarahoitus.
Business Finland: Innovatiivisten hankintojen rahoitus
Business Finlandin (ent. Tekes) Innovatiivisten hankintojen rahoitus on suunnattu julkisille hankintayksiköille, jotka tähtäävät palvelun ja toiminnan uudistamiseen. Rahoitus voi kohdistua innovatiivisen hankinnan suunnitteluun ja valmisteluun ja ratkaisun yhteiskehittämiseen.
Hankinnan kokoluokan on oltava sellainen, että sillä on vaikutuksia toimialan kehittämiseen vähintäänkin alueellisesti. Innovatiivisen hankinnan suunnittelun ja valmistelun tulee sisältää yhteistyötä potentiaalisten tarjoajien ja loppukäyttäjien kanssa.
Rahoitus on tyypillisesti 50 % projektin kokonaiskustannuksista. Avustus maksetaan jälkikäteen projektin raportoinnin ja kustannustilitysten perusteella.
Lisätietoa rahoituksesta löydät täältä: https://www.businessfinland.fi/suomalaisille-asiakkaille/palvelut/rahoitus/julkiset-palvelut/innovatiiviset-julkiset-hankinnat