Hankintojen nykytila-analyysi

Julkisten hankintojen strateginen hyödyntäminen edellyttää hankintatoimen kehittämistä. Ennen hankintatoimen kehittämislinjauksien antamista tulee kuitenkin olla käsitys ja ymmärrys hankintatoimen nykytilasta eli siitä, mitä ja miten hankitaan tällä hetkellä.

Hankintatoimen nykytila-analyysin tulee olla kattava ja sen tulisi käsittää laajasti hankintatoimen tehtävät. Kun hankintatoimen tilaa käydään läpi, on tarkastelu syytä ulottaa prosessin näkökulmasta hankinnan suunnittelun käytännöistä aina sopimuksen aikaiseen toimintaan. On tärkeää ymmärtää, että kilpailutusprosessi on vain osa julkisen hankinnan elinkaarta. Siksi sen ei pidä olla ainoa tarkasteltava elementti nykytila-analyysissä.

Varsinaisessa nykytila-analyysissä kannattaa lähteä liikkeelle mm. seuraavien kysymysten selvittämisestä:

• Mitkä ovat tämänhetkiset käytäntömme hankintaprosessin eri vaiheissa tällä hetkellä?
• Mitä ongelmia ja epäselvyyksiä nykyisissä käytännöissä on? Mitkä nykyisistä käytännöistä ovat toimivia?
• Mihin asioihin toivotaan parannusta tai selkeytystä? Onko tavoitteita, jotka eivät toteudu nykyisessä hankintatoimessa?
• Kenen panosta asioiden korjaaminen ja kehittäminen vaatii?

Hyvin toteutettu nykytila-analyysi antaa monipuolisen kuvan hankintatoimen sen hetkisestä tilasta, mahdollisista ongelmista ja hyvistä käytännöistä. Tällaisen nykytila-analyysin jälkeen on helppo laatia suuntaviivat siihen, miten hankintatoimea halutaan kehittää jatkossa.

Kittilän ja Sodankylän kuntien hankintatoimen nykytila-analyysi

Kittilässä ja Sodankylässä on toteutettu hankintatoimen nykytila-analyysi sekä ostosalkkuanalyysit. Nykytila-analyysissä käsiteltiin kattavasti nykyiset ongelmat, haasteet ja hyvät käytännöt koko hankinnan elinkaaren ajalta. Samalla eriteltiin ideaaliprosessi ja tavoitteet, joita kohtia pyritään tulevaisuudessa.