Sopimusten seuranta

Sopimusten seuranta sopimuskaudella jätetään usein pienelle huomiolle. Jotta hankinnalla päästään haluttuun lopputulokseen, hankintayksikön tulee valvoa, että toimittaja suorittaa sopimuksen kohteena olevan työn sopimuksen mukaisesti. Osana sopimuksen seurantaa kuuluvat sopimuksessa mahdollisesti määritetyt sakkoehdot sekä irtisanomis- ja purkuehdot. Mikäli toimittaja ei suorita sopimuksen mukaisia velvoitteita, voi hankintayksiköllä olla mahdollisuus vedota kyseisiin sopimusehtoihin tai mahdollisesti täydentäviin sopimusehtoihin (esim. JYSE-ehtoihin).

Hankintayksikön on myös huolehdittava siitä, ettei sopimukseen tehdä olennaisia muutoksia. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, ettei sopimusta saada sopimuskaudella ulottaa koskemaan sellaisiin palveluihin tai tuotteisiin, jotka eivät ole olleet aiemman kilpailutuksen kohteena. Olennaiset sopimusmuutokset on määritelty tarkemmin hankintalaissa. Hankintalaissa on myös määritelty, milloin olennainenkin sopimusmuutos voi poikkeuksellisesti olla mahdollinen.

Tärkeä osa sopimuksen seurantaa on myös tieto siitä, paljonko hankintayksikkö on ostanut tavaroita tai palveluja sopimuksen perusteella. Tämä mahdollistaa sopimuksen perusteella hankittujen tavaroiden tai palvelujen arvon seurannan. Sopimushallintaa voidaan myös helpottaa sopimuksenhallintajärjestelmillä.

Sopimuksenhallinta -case

Sopimuksenhallinta on kunnissa perinteisesti merkinnyt arkistointia. Asianhallintajärjestelmät kyllä dokumentoivat päätöksiä, mutta ne eivät mahdollista aktiivista sopimuksenvalvontaa. Hankintaprosessissa kilpailutus on vasta tuotteen elämänkaaren ensimmäinen vaihe. Vasta sopimuksen allekirjoittamisesta alkaa hankinnan hyödyntäminen. Ellei sopimusehtojen toteutumista valvota, ei voida tietää saadaanko rahalle minkäänlaista vastinetta vai maksetaanko turhasta. Sopimuksenvalvonnan oleellinen osa on määräpäivien valvonta. Hankintayksikön tulee tietää milloin sopimukset erääntyvät, milloin uusien sopimusten kilpailuttaminen tulee alkaa, milloin optioiden käytöstä tulee ilmoittaa tai milloin hinnantarkistusneuvottelut ovat ajankohtaisia.

Sopimuksenhallintaa edesauttavat sopimuksenhallintajärjestelmät, joiden myötä myös oleellisia sopimustekstejä voidaan uudelleenhyödyntää ja hakea. Sodankylän ja Kittilän hankkimassa kilpailutusratkaisussa on optiona myös sopimuksenhallintaosio. Huomattavan hintaiset järjestelmähankinnat herättävät usein kysymyksen siitä, miten käytössä olevat järjestelmät eroavat ehdotetuista. Sopimuksenhallinnan osalta oleellista on etenkin mahdollisuus syöttää järjestelmään sopimustekstejä, metatietoja ja hierarkioita. Asiahallintajärjestelmien toimintalogiikka on asiakokonaisuus- eikä asiakkuuskohtainen.

Sopimuksenhallinnan käyttöönotossa tärkeää on määritellä järjestelmän pääkäyttäjän lisäksi kunkin sopimuksen omistaja. Sopimuksen omistaja vastaa asianomaisen sopimuksen toimittajayhteistyöstä, sopimuksenvalvonnasta, reklamaatioista ja uusimisprosessista. Sopimuksen hyödyntäjät puolestaan seuraavat sopimushintojen toteutumista, poikkeamia palvelun laadussa ja sopimuksen kehittämistarpeita seuraavaa kilpailutusta silmällä pitäen. Järjestelmän käyttöönottovaiheessa tulee myös linjata järjestelmän käyttövelvoitteesta, tietojen näkyvyydestä ja käyttöönoton koulutuksesta. Kattava käyttöönotto mahdollistaa luotettavien raporttien saamisen ja päällekkäisyyksien tehokkaan karsimisen.

Opittua:

·         Manuaalinen sopimuksenhallinta on aikaavievää.

·         Ellei sopimuksia ole keskitetty mihinkään järjestelmään, on mahdotonta hahmottaa, millaisia juridisia sitoumuksia organisaatiolla on.

·         Järjestelmä itsessään ei hallinnoi sopimuksia vaan prosessille tulee nimetä vastuuhenkilö.