Käy tarjouspyyntö huolellisesti läpi

Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen

Julkisissa hankinnoissa hankintayksiköllä on oikeus asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle (ns. yrityksen soveltuvuusvaatimukset). Soveltuvuusvaatimuksissa on kyse nimenomaan tarjoavaa yritystä koskevista vaatimuksista, ei siis hankinnan kohteeseen liittyvistä vaatimuksista. Soveltuvuusvaatimuksia voidaan asettaa esimerkiksi yrityksen taloudelliselle tilanteelle (esim. luottokelpoisuus) tai rekisteröitymiselle. Hankintayksikkö voi vaatia mm. myös referenssiä eli hankinnan kohdetta vastaavaa aiempaa toimitusta.

Tarjoajan on olennaista ymmärtää, että soveltuvuusvaatimukset ovat ns. ”kyllä-ei” -tyyppisiä vaatimuksia: tarjoajan on täytettävä soveltuvuusvaatimukset, jotta sen tarjousta voidaan arvioida. Jos soveltuvuusvaatimus ei täyty, joutuu hankintayksikkö sulkemaan tarjoajan pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksiköllä ei ole rajatonta harkintavaltaa soveltuvuusvaatimusten asettamisessa. Soveltuvuusvaatimuksia ei saa laatia syrjivästi ja niiden tulee olla kohtuullisia hankinnan kohdetta ja laajuutta ajatellen.

Tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät myös ns. pakolliset ja harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet, joista on säädetty hankintalaissa. Pakollisilla poissulkemisperusteilla tarkoitetaan sellaisia tarjoajaan ja sen johtohenkilöstöön liittyviä seikkoja, esim. rikoksia, joiden perusteella tarjoaja on pakko sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaikki pakolliset poissulkemisperusteet on määritelty hankintalaissa.

Harkinnanvaraisilla poissulkemisperusteilla tarkoitetaan puolestaan sellaisia seikkoja, joiden perusteella hankintayksikkö voi harkintansa mukaan sulkea tarjoajan pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikön ei kuitenkaan ole pakko sulkea tarjoajaa pois tarjouskilpailusta, vaikka sitä rasittaisikin jokin harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Niin ikään kaikki harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet on määritelty hankintalaissa.

Tarjoaja voi esittää hankintayksikölle näyttöä luotettavuudestaan, vaikka sitä rasittaisi pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Jos hankintayksikkö katsoo näytön ja luotettavuuden riittäväksi, se ei saa sulkea tarjoajaa pois tarjouskilpailusta.

ESPD-lomake

Tarjoajan soveltuvuuden tarkastamisessa on käytettävä EU-hankinnoissa ns. ESPD (European Single Procurement Document) -lomaketta eli yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa. Lomaketta käytetään alustavana näyttönä siitä, ettei tarjoajaa rasita mikään pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoaja on tarjouksessaan annettava ESPD-lomakkeella vakuutus soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä.
ESPD-lomake on EU:n laajuinen määrämuotoinen lomake, jota on käytettävä hankinnoissa sellaisenaan. Tämä tarkoittaa tarjoajien kannalta sitä, että tarjoajien on täytettävä ESPD-lomake osana tarjouksen laatimista.

Vähimmäisvaatimuksiin tutustuminen

Hankintayksiköllä on niin ikään oikeus asettaa hankinnan kohdetta koskevia vähimmäisvaatimuksia. Vähimmäisvaatimukset ovat esimerkiksi hankittavaa tuotetta tai palvelua koskevia ehdottomia vaatimuksia, joiden on täytyttävä, jotta tarjous voidaan hyväksyä.

Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tarjoajan on tehtävä sellainen tarjous, jossa tarjotaan nimenomaan vähimmäisvaatimukset täyttävää tuotetta tai palvelua. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus edellyttää myös, että tarjous on myös muilta osin tarjouspyynnössä vaadittujen ehtojen mukainen.

Hankintayksikön on puolestaan suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Siksi tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen tekeminen tarkoittaa tarjoajan kannalta sitä, että tarjous hylätään.

Hankinnan kohdetta koskevia vähimmäisvaatimuksia ei saa kuitenkaan laatia syrjivästi eivätkä ne saa olla kohtuuttomia hankinnan kohteeseen nähden.

Esimerkki vähimmäisvaatimuksista

Hankintayksikkö on hankkimassa kannettavia tietokoneita. Hankintayksikkö on asettanut hankittaville tietokoneille seuraavan vaatimuksen: “kannettavan tietokoneen paino saa olla enintään 2 kg.” Tarjoaja X tekee tarjouksen, jossa hän tarjoaa 2,2 kg painavaa tietokonetta. Hankintayksikkö joutuu hylkäämään tarjoaja X:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, koska tarjotun tuotteen paino ylittää asetetun vaatimuksen. Hankintayksikön asettama vaatimus ei siis täyty, joten tarjous on tarjouspyynnön vastainen.

Vertailuperusteiden analysointi

Hankintayksikön täytyy ilmoittaa tarjouspyynnössä, millä perusteella paras tarjous valitaan. Tähän on käytettävissä kolme eri vaihtoehtoa: halvin hinta, edullisimmat kustannukset ja hinta-laatu -suhteeltaan paras tarjous. Usein hankintayksikkö käyttää valintaperusteena joko halvinta hintaa tai parasta hinta-laatu -suhdetta. Jälkimmäisen erona ensimmäisenä mainittuun on, että hankintayksikkö voi vertailla hinnan lisäksi laatuun liittyviä ominaisuuksia.

Yrityksen näkökulmasta on erityisen tärkeää, että tarjousta laadittaessa ilmoitetaan kaikki tarjousten vertailuun edellytetty tieto. Jos tarjoaja ei ilmoita tarjousten vertailuun vaadittuja tietoja, ei tarjous ole välttämättä vertailukelpoinen muiden tarjousten kanssa. Tällöin hankintayksikkö voi joutua hylkäämään tarjouksen.

Erityisesti hinnan vertailuun liittyvät seikat täytyy lukea huolellisesti tarjouspyynnöstä. Hankintayksikkö vaatii usein tarjouspyynnössä, että tarjoushintaan sisältyvät tietyt kustannuserät. Tarjoajan on siksi huolehdittava, että annettu tarjoushinta pitää sisällään kaikki kustannukset, joiden on edellytetty olevan mukana tarjoushinnassa.

Hankintayksikön täytyy laatia myös tarjousten vertailuperusteet hankintalain periaatteiden mukaisesti. Vertailuperusteet on kuvattava lisäksi selkeästi siten, että tarjoajat voivat arvioida niiden perusteella, mihin tarjousten vertailu perustuu. Vertailuperusteiden on liityttävä nimenomaan hankinnan kohteeseen.

Muista määräajat!

Tarjoaja vastaa tarjouksen laadinnasta ja siitä, että tarjous saapuu perille asetetussa määräajassa. Hankintayksikkö ei voi huomioida myöhässä saapuneita tarjouksia, vaikka tarjous saapuisikin vain vähän myöhässä.

Nykyisin useissa hankinnoissa käytetään sähköisiä kilpailutusjärjestelmiä, jotka eivät välttämättä edes salli tarjouksen lähettämistä, jos määräaika on kulunut umpeen. Tästä on varattava riittävästi aikaa tarjouksen laadintaan. Tarjous kannattaa myös tarkastaa huolellisesti ennen kuin se lähetetään. Älä siis jätä tarjouksen lähettämistä viime tinkaan!

Esitä kysymyksiä

Toinen tärkeä määräaika liittyy hankintayksikölle esitettäviin kysymyksiin. Useimmiten tarjouskilpailun aikana pyydetään tarjoajilta kysymyksiä tarjouspyyntöön ja muihin hankinta-asiakirjoihin liittyen. Tyypillisesti kysymykset pyydetään jättämään tiettyyn määräaikaan mennessä. Tarjoajan on syytä merkitä myös tämä aika selvästi ylös kalenteriin, jotta tarjoaja ehtii esittämään kysymykset ennen määräajan umpeutumista.

Tarjoajan kannattaa tutustua tarjouspyyntöaineistoon huolellisesti ja hyvissä ajoin ennen kysymysten jättämisen määräajan umpeutumista. Itse kysymysten esittämisen suhteen kannattaa noudattaa seuraavaa sääntöä: esitä kysymys kaikista sellaisista tarjouspyyntöaineiston seikoista, jotka vaikuttavat epäselvältä. Jos yrityksen mielestä jokin tarjouspyynnön asia ­– esim. vähimmäisvaatimus – vaikuttaa hankintalain vastaiselta, kannattaa asia tuoda esille kysymyksen muodossa.

Tarjoajan tulee tähdätä kysymyksien esittämisessä siihen, että kaikki askarruttavat kysymykset on lähetetty kysymysten jättämisen määräaikaan mennessä ja hankintayksikön vaatimalla tavalla hankintayksikölle. Hankintayksikkö ei usein vastaa lainkaan esimerkiksi puhelimitse esitettyihin kysymyksiin.

Kysymysten esittäminen on sekä tarjoajan että hankintayksikön etu. Kysymysten esittäminen johtaa parhaimmillaan siihen, että tarjouspyynnön sisältö selkeytyy tarjoajan kannalta. Hankintayksikkö voi myös korjata tarjouspyyntöön jääneitä virheitä sillä perusteella, että virheellisyys nousee esille tarjoajien esittämien kysymysten kautta.

Tarjoajan on syytä myös tutustua huolellisesti vastauksiin, jotka hankintayksikkö antaa tarjoajien esittämiin kysymyksiin. Hankintayksikön antamat vastaukset määrittävät usein tarkemmin tarjouspyynnön sisältöä ja sitä, miten esim. tiettyä tarjouspyynnön ehtoa tulkitaan.