Tarjousten vertailu ja hankintapäätös

Mitä hankintapäätöksestä tulee ilmetä?

Hankintayksikkö laatii hankinnan päätteeksi hankintapäätöksen, jossa esitetään hankintamenettelyn lopputulos. Hankintapäätöksessä todetaan usein ainakin seuraavat tiedot:

• valittu toimittaja
• hankinnan kohde ja määrä
• hankinnan kokonaishinta kaikkine kuluineen ilman arvonlisäveroa,
• valittu hankintamenettely ja sen perustelut sekä selvitys siitä, miten hankinnasta on ilmoitettu
• tiedot mahdollisista tarjoajien poissulkemisista ja tarjousten hylkäämisistä
• hankintapäätöksen riittävät perustelut tarjouspyynnössä ilmoitetuin valinta- ja vertailuperustein
• sovelletut lainkohdat
• EU-hankinnoissa tieto siitä, milloin hankintasopimus voidaan tehdä pakollinen odotusaika huomioiden

Lisäksi hankintapäätöksessä tulee kertoa seuraavat asiat, jos niitä ei ole esitetty muissa hankinta-asiakirjoissa:

• perusteet sille, miksi hankintaa ei jaettu osiin
• perusteet halvimman hinnan käyttämiseen ainoana perusteena kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa, kun kyseessä ei ole tavarahankinta

Edellä mainittujen tietojen lisäksi hankintapäätöksessä tulee olla liitteenä ohjeet ns. oikaisuvaatimuksen tekemiseen ja muutoksenhakuun markkinaoikeudessa.

Miten tarkastan, että vertailu on tehty oikein?

Hankintapäätöksen ja ennen kaikkea tarjousten vertailun tiedot on esitettävä hankintapäätöksessä sellaisella tarkkuustasolla, että tarjoajalle käy ilmi oman tarjouksensa sijoittuminen suhteessa muihin. Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu pistemäärä tulee perustella ja vertailusta pitää ilmetä, miten kutakin tarjousta on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta.

Tarjoajan kannattaa käydä hankintapäätös liitteineen läpi huolellisesti ja tarkastaa, että hankintapäätöksessä on vaaditut ja riittävät tiedot tarjousten vertailusta. Jos tarjoaja ymmärtää hankintapäätöksen perusteella oman tarjouksensa pistemäärän perusteet, on hankintapäätös todennäköisesti oikein laadittu. Jos tarjoajalle puolestaan jää epäselvyyksiä tarjouksensa pistemäärästä, voi tarjousten vertailussa olla jotain pielessä. Tällöin tarjoaja voi harkita seuraavassa luvussa kuvattujen oikeusturvakeinojen käyttämistä.