Muista markkinakartoitus, älä unohda loppukäyttäjää!

Vastavuoroisesti yritykset voivat kertovat omasta alastaan sekä omista tuotteistaan ja ratkaisuistaan hankintayksikölle. Markkinakartoituksen tavoitteena onkin lisätä hankintayksikön tietämystä markkinoista, jolloin hankintayksikkö pystyy paremmin määrittelemään esimerkiksi hankinnan kohteen. Markkinakartoitus myös auttaa hankintayksikköä tunnistamaan, mikä hankintamenettely olisi sopivin sekä millaisia hinnoittelumekanismeja alalla esiintyy.

Hankintayksikö voi suorittaa markkinakartoituksen eri tavoilla. Näitä ovat muun muassa tietopyynnön julkaisu, hankintayksikön järjestämä hankintaa koskeva infotilaisuus sekä tarjouspyyntöluonnoksen kommentointi. Markkinakartoitusta tehdessään hankintayksikkö voi halutessaan hyödyntää alalla toimivien yritysten lisäksi riippumattomia asiantuntijoita tai muita viranomaisia. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että markkinakartoitukseen osallistuvien tahojen neuvot eivät saa vääristää kilpailua tai johtaa hankintalaista ilmenevien avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.

Myös oikeuskäytännössä markkinakartoitus on nähty sallittuna tapana selventää hankinnan kohdetta. Korkein hallinto-oikeus katsoi ratkaisussaan, ettei asiassa ollut ilmennyt, että markkinakartoitus olisi vaarantanut tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun periaatteen toteutumista. Tarjouspyyntöä ei voida lähtökohtaisesti pitää sillä perusteella tarjoajia syrjivänä, että siihen on sisällytetty hankintayksikön markkinakartoituksen avulla alan toimijoilta selville saamia hankinnan kohteen teknistä toteutusta edistäviä vertailuperusteita. – KHO:2017:152

Vastuulääkäripalvelu -case

Kunnassa oli ollut pilottikäytössä vanhusten vastuulääkäripalvelu, jonka koettiin tuovan huomattavasti lisäarvoa hoitotyöhön. Palvelun todettiin mm. nostavan vanhusten lääketieteellisen hoidon saatavuutta, leikkaavan kuljetuskustannuksia sekä tukevan hoitohenkilökunnan työskentelyä yksiköissä. Sidosryhmät antoivat palvelusta positiivista palautetta. Etälääkäripalvelu tuli hankinnan ennakoidun arvon mukaisesti kilpailuttaa SOTE-kynnysarvon alittavana pienhankintana. Kilpailutus ajoittui kesälle 2017. Kilpailutus toteutettiin Pienhankinnat.fi-portaalin kautta rajoitettuna kilpailutuksena niiden toimijoiden kesken, jotka olivat vastanneet Hilmassa keväällä avoinna olleeseen tietopyyntöön.

Kilpailutuksen valmisteluun, tarjouspyyntöasiakirjojen kommentointiin ja kriteerien luomiseen osallistui koko markkinavuoropuhelun ajan puolenkymmentä asiantuntijaa, joista suurin osa oli hankittavan substanssin asiantuntijoita ja loppuasiakkaiden tarpeiden tuntijoita. Yhteisissä tapaamisissa pohdittiin, mitä hyvään vastuulääkärinpalveluun kuuluu, mitä palvelun vähimmäistaso tarkoittaa, miten erottaa hyvä palvelukuvaus sekä miten kriteerien objektiivisuudesta varmistutaan. Erityisen haasteellista palvelujen kilpailutuksesta tekee laadullisten asioiden pisteyttäminen. Arvioinnissa on pakko luottaa toimittajien kuvauksiin palvelun laadusta ja pelkona on, että parempi kirjoittaja voittaa kilpailutuksen eikä parempi palvelu. Riskiä pyrittiin minimoimaan mm. referenssivaatimuksilla ja tiukoilla sopimusehdoilla. Mikäli vastaavan palvelun kilpailutuksen suunnittelu toteutettaisiin uudestaan, valittaisiin kilpailutusmuodoksi neuvottelumenettely (eikä avoin menettely), referenssit soitettaisiin läpi (sen sijaan, että ne vain edellytettäisiin osana tarjouksen liitteitä) ja sopimuksesta irtautumisprosessi julkaistaisiin tarjouspyynnön yhteydessä.

Opittua:

• Laaja substanssijoukko tarjouspyynnön suunnittelussa on erinomainen asia
• Tarjouspyynnön valmisteluun tulee varata useita kuukausia aikaa ja luonnos kannattaa lähettää laajasti kommentoitavaksi sekä tarjoajille, kolleegoille että asiantuntijoille.
• Jo tässä vaiheessa tulee kiinnittää paljon huomiota siihen mahdollisuuteen, että palvelu ei toimi kuten on luvattu
• Jos tiedossa on sekä hyvin että huonosti toimivia palveluntuottajia, niin mitkä näiden objektiiviset erot ovat?