Parhaan hankintamenettelyn valinta
Pienhankinnat
Mikäli hankinnan ennakoitu arvo ei ylitä kansallista kynnysarvoa, kyseessä on pienhankinta, jolloin hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa hankintaa hankintalain säännösten mukaisesti.
Pienhankintoja tehdessään hankintayksikön tulee kuitenkin ottaa huomioon hankintalaista ilmenevät julkisissa hankinnoissa noudatettavat periaatteet (tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus, suhteellisuus). Lisäksi hankintayksikön tulee noudattaa sen omia hankintaohjeita.
Kansalliset hankinnat
Hankintalaissa ei ole tarkkoja säännöksiä kansallisten hankintojen hankintamenettelyjä koskien. Kansallisissa hankinnoissa hankintayksikkö voi siten itse suunnitella kuhunkin hankintaan sopivimman hankintamenettelyn. Hankintamenettely ja sen vaiheet tulee kuitenkin kuvailla tarkasti hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Hankintayksikön pitää myös noudattaa valitsemassaan hankintamenettelyssä hankintalaista ilmeneviä julkisissa hankinnoissa noudatettavia periaatteita (tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus, suhteellisuus). Kansallisen kynnysarvon ylittäviin suorahankintoihin sovelletaan EU-hankintojen säännöksiä.
EU-hankinnat
EU-hankinnoissa hankintayksikön tulee käyttää hankintalaista ilmeneviä hankintamenettelyjä. Hankintayksikkö valitsee aina hankinnan kohteen kilpailuttamisen kannalta tarkoituksenmukaisimman hankintamenettelyn. Hankintayksikkö voi valita avoimen menettelyn tai rajoitetun menettelyn aina halutessaan, kun taas muiden hankintamenettelyjen käyttö vaatii hankintalaista ilmenevän perusteen. EU-hankinnoissa tulee käyttää jotain alla olevista hankintamenettelyistä.
Avoin menettely
Avoimessa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen sekä asettaa samalla sähköisesti ja avoimesti kaikkien saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Tämän lisäksi hankintayksikkö voi halutessaan lähettää tarjouspyynnön valitsemilleen mahdollisille tarjoajille.
Rajoitettu menettely
Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Kuitenkin ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen eli hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden määrää, joilta pyydetään tarjous. Rajoitetussa menettelyssä on muistettava seuraavat asiat:
- Hankintailmoituksessa tulee ilmoittaa tarjoajiksi kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäismäärä sekä tarvittaessa enimmäismäärä
- Tarjoajiksi hyväksyttävät ehdokkaat tulee valita noudattamalla hankintailmoituksessa esitettyjä soveltuvuutta koskevia vähimmäisvaatimuksia sekä arviointiperusteita
- Hankintayksikkö ei saa ottaa menettelyyn ehdokkaita, jotka eivät ole toimittaneet osallistumishakemusta, tai jotka eivät ole täyttäneet hankintayksikön asettamia vaatimuksia
- Menettelyyn tulee kutsua ehdokkaita hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi
- Rajoitetussa menettelyssä ehdokkaita on kutsuttava vähintään viisi, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin viisi, hankintayksikkö voi jatkaa menettelyä pyytämällä kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat esittämään tarjouksen
Neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely, suorahankinta ja muut hankintamenettelyt sekä menettelytekniikat
Tässä osiossa esitettyjä hankintamenettelyjä voidaan käyttää ainoastaan, mikäli hankintalaista ilmenevät perusteet hankintamenettelyn käytölle täyttyvät.
Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö julkaisee osallistumispyynnön, johon tarjoajat osoittavat halukkuutensa osallistua. Neuvottelumenettelyn aikana hankintayksikkö toteuttaa yhden tai useamman neuvottelukierroksen, jolloin hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista neuvottelumenettelyyn valittujen toimittajien kanssa. Neuvottelumenettelyn lopuksi hankintayksikkö julkaisee neuvottelumenettelyyn valituille tarjoajille neuvottelujen perusteella tarkentuneen lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella tehdään lopulliset tarjoukset ja valitaan toimittaja hankinnan toteuttajaksi.
Kilpailullinen neuvottelumenettely eroaa neuvottelumenettelystä siltä osin, että hankinnan kohteen (ts. hankintayksikön tarpeen) toteutus ei ole hankintayksikön tiedossa niin hyvin kuin neuvottelumenettelyssä. Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valitut toimittajat tuovat hankintayksikön tietoon omat ratkaisuehdotukset, joiden pohjalta neuvotteluja käydään.
Suorahankinnassa hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista toimittajan kanssa ilman hankintailmoituksen julkaisemista. Suorahankinnan käyttäminen on poikkeus hankintalain mukaisesta kilpailuttamisvelvollisuudesta ja suorahankintaa voidaan käyttää vain hankintalaissa määritellyissä tilanteissa. Suorahankinnan käyttöedellytyksiä tulkitaan suppeasti ja hankintayksikkö on aina velvollinen osoittamaan, että suorahankinnalle on ollut lainmukainen peruste.
Dynaamiseen hankintajärjestelmään voivat ilmoittautua halukkaat toimittajat dynaamisen hankintajärjestelmän voimassaolon aikana, mikäli ne täyttävät dynaamiselle hankintajärjestelmälle asetetut soveltuvuusvaatimukset. Dynaamista hankintajärjestelmää käytetään pääasiassa hankinnoissa, joiden sisältämät tuotteet tai palvelut ovat tavanomaisia ja yleisesti markkinoilta saatavia.
Innovaatiokumppanuuden avulla hankintayksikkö voi tyydyttää tarpeensa tavaroista, palveluista tai rakennusurakoista, joita ei ole saatavissa markkinoilta. Innovaatiokumppanuuden johdolla tuotetaan tavara-, palvelu- tai rakennusurakka -innovaatio, joka on myös samalla hankinnan kohde.
Suunnittelukilpailulla tarkoitetaan hankintamenettelyä, jonka avulla hankintayksikkö voi hankkia suunnitelman tai hankkeen, jonka tuomaristo valitsee järjestettävän kilpailun tuloksena. Suunnittelukilpailua käytetään pääasiassa arkkitehtuuriin, tekniseen suunnitteluun, kaavoitukseen, kaupunkisuunnitteluun tai tietojenkäsittelyn suunnitteluun.
Hankintojen menettelytekniikoita ovat puitejärjestely, sähköinen huutokauppa sekä sähköiset luettelot. Menettelytekniikat eivät ole hankintamenettelyjä, vaan niiden tarkoitus on jäsentää tapoja, joilla toimitaan tarjousten vertailussa sekä mahdollisesti sopimuskaudella tehtävissä kevennetyissä kilpailussa.
Markkinakartoituksen tulosten perusteella hankintayksikkö voi harkita tarkemmin esimerkiksi sitä, millaisella hankintamenettelyllä hankinta on syytä kilpailuttaa, millaisiin osiin hankintakokonaisuus on järkevää tai mahdollista jakaa, tai millaiset vähimmäisvaatimukset tuotteelle kannattaa asettaa.
Markkinakartoituksen tekeminen on erittäin suositeltavaa silloin, kun hankintayksiköllä ei ole kovin tarkkaa tai viimeisintä tietoa esimerkiksi markkinoilla olevista tuotteista ja niiden ominaisuuksista. Tällöin kannattaa tehdä markkinakartoitus, jonka perusteella tarjouspyyntö osataan laatia paremmin hankintayksikön tarpeita vastaavaksi.
Case Sodankylä: Neuvottelumenettelyn käyttö kaukolammön tuotannon hankinnassa
Sodankylässä käytettiin neuvottelumenettelyä innovatiivisessa kaukolämmön tuotannon hankinnassa. Hankinnassa haettiin uudenlaista palvelua, jossa palveluntuottaja paitsi tuottaa kaukolämpöä kunnan verkkoon, myös tekee mahdolliseksi lämmöntuotannon sivutuotteena kiertotalouden syntymisen. Hankinnan tavoitteena oli myös Suomen ilmastopoliittisten tavoitteiden edistäminen sekä alueellisen huoltovarmuuden lisääminen.
Ennen hankinnan käynnistämistä tehtiin markkinakartoitus, jossa todettiin, että markkinoilla on sinänsä olemassa näitä tavoitteita tukevia ratkaisuja. Valmiita palvelutuotteita ei kuitenkaan ollut, vaan palvelun toteuttaminen vaatii tarjoajilta uusia ratkaisuja ja tuotekehitystä. Tämän vuoksi päädyttiin käyttämään neuvottelumenettelyä, koska tällöin tarjoajien kanssa päästiin keskustelemaan palvelun sisällöstä: hankintayksikkö pystyi avaamaan tarkemmin, mikä hankinnan tavoite on ja tarjoajat saivat tilaisuuden kertoa oman asiantuntemuksensa pohjalta, millaista palvelua he pystyisivät tuottamaan.
Muistilista hankinnan suunnitteluvaiheessa:
- Varaa riittävästi aikaa hankinnan suunnitteluun. Huolellinen suunnittelu on avain hankinnassa onnistumiseen.
- Muista markkinakartoitus, jolla voit selvittää, millaisia tuotteita ja mahdollisuuksia markkinoilla on tarjolla. Markkinakartoituksen tekeminen on myös paikallaan, jos edellisestä hankinnasta on kulunut aikaa.
- Tunnista ja määrittele tarpeesi: millaiseen tarpeeseen ja tavoitteisiin hankinnalla halutaan vastata. Lisäksi täytyy pohtia ja päättää hankinnan sisältö. Muista, että tavarahankintoihin voi liittyä tärkeitä tukipalveluja.
- Muista käyttäjät ja selvitä heidän tarpeensa.