Tällä sivulla julkaistaan Kestävät hankinnat elinvoimaisuuden lisääjänä -hankkeen tarjouspyyntöön “Hankintatoimen kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut” tulleet kysymykset ja vastaukset.
Vastaukset julkaistaan perjantaihin 11.11.2016 klo 15 mennessä osoitteessa https://www.kideve.fi/hanketoiminta/kehittamishankkeet/kesatavat-hankinnat-2016-2018/tarjouspyynto_2/
KYSYMYKSET JA VASTAUKSET
KYSYMYS 1: Pitääkö kokonaishintaan laskea mukaan myös itse hankintaohjeiden ja –strategian kirjoittamistyö, vai mitä tarkoittaa ”aineiston ja arkistointikelpoiset alkuperäiskappaleet”? Voiko tämän ns. kirjoittamistyön ilmoittaa vain liitteeksi tulevassa kustannusarviossa?
VASTAUS 1: Kyllä, kirjoittamistyö on osa toimeksiantoa, jonka vaatima työ tulee laskea mukaan toimeksiannon toteuttamiseen esitetyissä henkilötyöpäivissä ja kokonaisbudjetissa. Aineiston alkuperäiskappaleilla tarkoitetaan sähköisiä versioita dokumenteista.
KYSYMYS 2: Voivatko työkokoukset olla peräkkäisinä päivinä matkakustannusten minimoimiseksi? Entä työpajapäivät?
VASTAUS 2: Työkokoukset järjestetään toimeksiannon kuluessa joko Kittilässä tai Sodankylässä, yksi työkokous kattaa molemmat kunnat. Paikan päällä järjestettäviä työkokouksia sisältyy toimeksiannon kokonaishintaan yhteensä kolme, aloituskokous ja kaksi työkokousta. Työkokoukset voidaan ehdottaa järjestettäväksi samassa yhteydessä kuin työpajat.
Työpajat järjestetään teemakohtaisesti molemmissa kunnissa, eli yhden teeman osalta kaksi työpajaa, yksi kummassakin kunnassa. Nämä suositellaan pidettäväksi peräkkäisinä päivinä Kittilässä ja Sodankylässä.
Eri aiheiset työpajat eivät voi olla peräkkäisinä päivinä.
KYSYMYS 3: Miten tarjoajan työnäytteitä arvioidaan? CV:n perusteellako vai tuleeko/voiko arviointia varten toimittaa jotain muuta materiaalia? Miten arviointi tarkalleen ottaen tehdään?
VASTAUS 3: Tarjoajan odotetaan toimittavan toteuttavan henkilön/työryhmän cv ja referenssilista, josta käy riittävällä tarkkuudella ilmi referenssien sisältö ja relevanttius tämän toimeksiannon kannalta. Tarjoajan työnäytteiden, osaamisen ja kokemuksen osalta huomiota kiinnitetään alla mainittuihin kolmeen teeman, jotka pisteytetään seuraavasti ja joista muodostu yhteensä 40 % kokonaispisteistä eli 40 pistettä:
- Kokemus hankintastrategiaprosessin läpiviennistä erityisesti julkishallinnon organisaatioissa/kuntasektorilla
Tehtävään esitetty henkilö/henkilöt voivat saada aiheeseen liittyvästä työkokemuksesta ja referensseistä 0-20 pistettä seuraavasti:
- Alle 1 henkilövuoden kokemus ko. aihealueesta = 0 pistettä
- 1-2 htv kokemus aiheesta on 5 pistettä
- 2-5 htv kokemus aiheesta on 10 pistettä
- yli 5 htv kokemus aihealueesta on 20 pistettä
Mikäli tarjouksessa ehdotetaan tehtävään työryhmää, lasketaan pisteet työryhmän jäsenten kokemusten keskiarvona.
- Kokemus ostosalkkuanalyysien laatimisesta, erityisesti huomioiden paikallistaloudelliset vaikutukset
Tehtävään esitetty henkilö/henkilöt voivat saada aiheeseen liittyvästä työkokemuksesta ja referensseistä 0-10 pistettä seuraavasti:
- Alle 1 henkilövuoden kokemus ko. aihealueesta = 0 pistettä
- 1-2 htv kokemus aiheesta on 1 pistettä
- 2-5 htv kokemus aiheesta on 5 pistettä
- yli 5 htv kokemus aihealueesta on 10 pistettä
Mikäli tarjouksessa ehdotetaan tehtävään työryhmää, lasketaan pisteet työryhmän jäsenten kokemusten keskiarvona.
- Kokemus hankintaohjeiden laatimisesta
Tehtävään esitetty henkilö/henkilöt voivat saada aiheeseen liittyvästä työkokemuksesta ja referensseistä 0-10 pistettä seuraavasti:
- Alle 1 henkilövuoden kokemus ko. aihealueesta = 0 pistettä
- 1-2 htv kokemus aiheesta on 1 pistettä
- 2-5 htv kokemus aiheesta on 5 pistettä
- yli 5 htv kokemus aihealueesta on 10 pistettä
Mikäli tarjouksessa ehdotetaan tehtävään työryhmää, lasketaan pisteet työryhmän jäsenten kokemusten keskiarvona.
KYSYMYS 4: Millaista prosessin hoitotapaa ja prosessikuvausta arvostatte vertailussa? Toivoisin, että voisitte avata enemmän laatukriteereiden arviointia ja niiden pisteytysmenetelmää.
VASTAUS 4: Tarjouksen ja työsuunnitelman laatu muodostavat 20 % kokonaispisteistä. Toimeksiannon hoitotapa ja prosessikuvaus toivotaan esitettävän sellaisella tarkkuudella, että sen avulla on mahdollista saada riittävän tarkka kuva toimeksiannon toteutukselle esitetystä vaiheistuksesta ja niiden tuloksista.
Tilaajan arvion mukaan parhaaksi katsottu tarjous ja työsuunnitelma saavat maksimipisteet. Muut tarjoukset arvioidaan verraten tähän.
Toimeksiannon toteutuksen kokonaisvastuu ja ohjaus on tilaajalla, jonka edustaja osallistuu tiiviisti toimeksiannon kaikkiin vaiheisiin.
KYSYMYS 5: Kysyisimme ja varmistamme vielä tarjoukseen Hankintatoimen kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut kohtaan 5. Toimeksiannon arvioitu hinta: ”Toimeksiannon arvioidaan mahdollisesti ylittävän hankintalain 15 § kynnysarvon”: tarkoittaako tämä juuri hankintalain 30 000€ kynnysarvoa vai uuden voimassa olevan hankintadirektiivin 60 000 € kynnysarvoa?
VASTAUS 5: Tarjouspyyntö on laadittu voimassa olevan hankintalain perusteella, joten kohdassa tarkoitetaan sen mukaisesti 30 000 € kynnysarvoa.
KYSYMYS 6: Hintapisteet: Määräytyykö edullisin tarjous (joka saa 40 p) kokonaishinnan perusteella, vai vaikuttaako siihen myös arvio kokonaishintaan kuulumattomista kuluista ja/tai eritellyt hintakohdat 1-3 kokouksista, etäkokouksista ja työpajoista.
VASTAUS: 6: Edullisin hinta määräytyy kokonaishinnan perusteella, johon tulee sisällyttää kaikki tarjouspyynnössä toimeksiantoon esitetyt työt (hankintastrategian ja ohjeiden laatiminen, vähimmäismäärä työpajoja, haastattelut, vähimmäismäärä työkokouksia).
KYSYMYS 7: Työkokoukset – Montako henkeä on suunniteltu osallistuvaksi työkokouksiin? Ketä nämä ovat (esim. titteleillä kuvattuna)?
VASTAUS 7: Työkokouksiin osallistuvat edustajat hankkeen ydinryhmään kuuluvista henkilöistä, joita ovat hankkeen ohjausryhmän jäsenet, esimerkiksi kuntien elinkeinotoimen johtajat ja yrittäjien edustajat.
Lisäksi työkokouksiin voidaan tarvittaessa kutsua edustajia kuntien viranhaltijoista sekä luottamusmiehistä.
Arvio työkokouksiin osallistuvien henkilöiden määrä on noin 10.
KYSYMYS 8: Työpajat kunnissa – Montako henkeä per kunta on suunniteltu osallistuvaksi työpajoihin? Ketä nämä ovat (esim. titteleillä kuvattuna)?
VASTAUS 8: Arvio osallistujamäärästä on 10-30 henkeä per kunta per työpaja. Näitä henkilöitä ovat kuntien osastopäälliköt ja johtavat virkamiehet (kunnanjohtaja, tekninen johtaja, sivistystoimen johtaja, elinkeinojohtaja, kehittämisjohtaja, controller, talous- ja hallintojohtaja, perusturvajohtaja jne.), luottamushenkilöt (edustajat puheenjohtajistosta, valtuutetuista, lautakuntien jäsenistä) sekä hankintoja toteuttava henkilöstö.
KYSYMYS 9: Haastattelut – Tarjouspyynnön sivulla 3 on mainittu haastattelut. Näitä ei ole kuitenkaan mainittu Liitteen 1 kokonaishinnan kuvauksessa. Onko tarkoitus että tarjoaja arvioi haastatteluihin kuluvan ajan ja laskee sen osaksi kohtaan ”Arvio kokonaishintaan kuulumattomista kuluista”?
VASTAUS 9: Tarjoajan toivotaan arviovan haastatteluiden määrän sekä niihin kuluvan ajan ja sisällyttävän se osaksi hankinnan kokonaishintaa.
KYSYMYS 10: Hankintatiedot – Mitä tietoja ja millaisessa muodossa vuoden 2015 hankintatiedot ovat hankkeessa käytettävissä?
VASTAUS 10: Tilaaja toimittaa valitulle asiantuntijalle valmiiksi esikäsitellyn aineiston vuodelta 2015. Tietojen esikäsittelyssä hyödynnetään kriteereitä, jotka tehdään toimeksiannon osana olevien strategisten kriteerien perusteella (vertaa tarjouspyynnön kuva 1).
